Il y a un certain nombre de sujets qui attireront les membres et les parties intéressées. Parfois, les constitutions exigent des révisions de gros impliquant une réécriture totale. Le vote par procuration et par voie postale ne peut être utilisé que si ces formes de vote sont expressément prévues dans les règles de l`Association. Cela donne aux gens le temps d`envisager des motions alternatives. Cela garantit leur légitimité à l`inclusion dans le processus de vote au cours de la réunion. Les invitations aux AGMs peuvent être étendues à des invités spéciaux et/ou au public comme moyen de promouvoir l`Association et ses réalisations. La plupart des gens ne sont pas intéressés par les constitutions et, le plus souvent, les changements sont adoptés sans dissidence, débat ou différend. Le Comité de gestion peut choisir d`avoir un rapport des sous-comités en tant que point permanent à l`ordre du jour de leurs réunions du Comité de gestion. Le Conseil d`administration et/ou le PDG rédige la motion. La Motion proposant une résolution spéciale est assujettie à des exigences particulières en matière de préavis. L`Association doit tenir sa première AGA dans un délai de 18 mois à compter de son incorporation.

Lorsqu`il n`y a pas de soutien universel au sein d`une réunion du Comité pour la position majoritaire, on peut fournir un rapport minoritaire indiquant les opinions divergentes ou opposées de la minorité. Les activités de l`AGA couvrent généralement les rapports financiers et l`élection du Comité de direction et des porteurs de bureau. Obtenez des personnes indépendantes qui connaissent la rédaction des constitutions impliquées. La Loi exige qu`un quorum soit énoncé dans les règles de l`Association pour les assemblées générales et les réunions des comités. C`est une bonne idée de toujours suivre une résolution avec une compréhension claire de la façon dont la résolution sera mise en œuvre, par qui et par quelle date. Gardant cela à l`esprit, vous devez vous donner, en tant que Conseil, beaucoup de temps pour faire face et négocier le changement. Pour s`assurer que ceux qui compilaient les documents pour les AGMs ont suffisamment de temps pour recevoir les renseignements et la documentation dont ils ont besoin, puis les traiter pour les distribuer à ceux qui assistent à l`AGA, réfléchissez attentivement aux différentes dates prescrites. La Loi exige que les comptes financiers annuels de l`exercice précédent soient présentés aux membres à chaque AGA. Vous devriez également envisager des sauvegardes pour prévenir la fraude, par exemple une personne qui jette plus d`un vote postal.

Si de nouvelles motions ou modifications ne peuvent être prises à partir du plancher, il peut être nécessaire de fournir un avis de 2-3 motions différentes de sorte que si l`on échoue une autre peut être examinée. Les règles d`association font généralement ressortir les motifs d`une réunion spéciale appelée (par exemple, par pétition d`un certain pourcentage des membres) et la période de préavis et les procédures requises.